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浅议农村信用社档案管理

2010-12-3 16:55:00  来源:新农村金融网-中国金融界网  作者:乐联络

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  档案是农村信用社业务经营和管理成果的真实记录和客观反映,揭示了一定时期内的历史原貌和经营轨迹,其管理的档案是农村信用社经营管理的重要组成部分。档案管理应适应现代企业和新时期的发展需要,树立新的观念,建立新的体制,实行新的管理制度。档案管理工作和其他方面的工作不同,需要所有部门中所有人员的共同参与。企业没有创新就没有活力和希望,档案工作也是如此。因此,档案管理人员亦应创新思路,开拓档案管理的各项功能,并积极探索和体现观念、机制、管理、服务的创新。在此,本人就如何做好档案管理工作谈一点粗浅的认识。

    一、创新观念,发挥档案管理的经济效益

    (一)要管好档案、用好档案,首先要认识档案、熟悉档案。随着农村信用社业务的发展,现在管理的档案,已不仅仅只是会计档案、信贷档案、文书档案等一些一般性、常规性的档案了,增加了很多科技、图片、光盘数据等新的种类,给档案的管理和保存都提出了新的更高的要求。为接收和管理好这一类型的档案,档案管理人员应转变观念,提高素质,不要在办公室坐等,要主动请教有关一线人员,深入营业网点,熟悉了解工作流程,弄懂档案的内涵关系和保存价值,使档案人员对各种档案、资料的搜集、整理、保存做到胸中有数。

    (二)要树立档案是资产的观念。无论是科技、还是文书、声像、会计、信贷等档案,都是全体员工从事生产经营实践活动的劳动结晶和智慧积累,是企业发展历程的真实记录和客观评价。从一笔贷款的发放到收回、一个新产品的研制到广泛应用,无不凝聚在以文字、数据、图纸、音像等各种形式的档案载体上。农村信用社从小到大的发展历程,是难以用金钱买得到的无价之宝。档案财富是一种非常重要的资产,它除了具有企业无形资产的属性外,还具有专有性、地域性等公共属性。管理人员认识到档案是资产以后,就会千方百计去搜集、管理、保护、利用好这些资产,就会下决心做好档案工作。

    (三)要树立档案是企业独有信息和知识产权的观念。在当今瞬息万变的知识经济大潮中,企业各自的档案是独有的原始记录,记录着未公开的、未申请专利的知识和技术,如各种信贷产品、报表数据、信息科技等。占有这方面的档案就是占有企业的秘密和独有知识产权。如果企业的档案材料不收集、整理、保管好,在市场竞争和信息流通的今天,很可能给信用社造成无法挽回的损失。

    (四)要树立档案具有实用效益的观念。档案信息是一种潜在财富与资源,只有它被利用起来时才有价值,这也是档案管理的终极目标。它是一种无形资产,是在各种生产要素的配合下产生、共存并发展完善。一旦使用有时候能创造出较有形资产更高的经济效益。直接体现在农村信用社在很多的借款诉讼案中,有的因档案资料收集齐全,在诉讼中很容易胜诉,有的案件因当时档案资料收集不全,不能提供有力证据,给信用社造成了很大的经济损失。档案资料只有管理好,利用好,才能产生更好的经济效益和社会效益。

    二、体制创新,使档案工作适应现代企业的发展

    现代企业制度的基本特征是产权清晰,权责明确,政企分开,管理科学。信用社的档案工作要适应现代企业制度,就必须对档案工作实行机构创新、机制创新和制度创新。

    (一)机构创新的核心是精简。无论哪个企业,精干是一个必然趋势,档案工作也要顺应企业的需要,档案管理的工作方法也必须创新,其内容就是要扩大档案工作的外延,深化档案工作的内涵,把过去只是单一的管理档案的档案室扩大为集档案、资料、情报、信息、统计等为一体的“信用社档案信息中心”,其主要任务和职责是负责辖区信用社的各级各类档案资料和其他信息的收集、整理、保管和提供利用等工作。同时可通过计算机网络系统实施联网,实行分级和档案秘密级别管理,从而达到各种信息资源的联合开发和资源共享,真正形成一个群体性的信息联合体。这样符合现代企业精干、高效的原则,有利于增加企业档案管理的自主性和灵活性。档案的统一集中管理的目的,就在于从广度和深度上开发利用档案信息资源,为信用社经营管理服务。

    (二)机制创新的关键是高效。企业进行整合改造的目的是适应市场经济体制的需要,转换机制,高效运行,创造最大的效益。信用社的档案工作管理机制也要随着企业管理机制的转换而创新,要激活机体,坚持没有创新就没有发展的最基本管理理念。从单纯的档案资料管理机制向档案、情报、信息、科技一体化管理机制转换;提高办事效率,充分发挥人的聪明才智,让档案资源成为农村信用社改革发展的动力源之一。

     (三)制度创新的实质是遵循客观实际。回顾多年来的档案工作实践,领导支持固然非常重要,但具体活动的开展却要靠各项制度的规范和档案专业人员的不懈努力。目前适合各类性质、各类机制的档案管理制度还不够健全,一些重要的档案分散在各部门、各网点,不够规范,降低了利用率,制度创新已迫在眉睫,必须制定较为详尽的制度,不断创新档案管理制度,明确规定档案工作的年度方针和目标,以及兼职档案员在档案工作中的义务和责任,评价档案活动效果的方式、方法,按月考核,年终进行总结评比,职责明确,奖罚分明,从而调动全体专兼职档案人员的工作积极性,用制度来规范档案管理工作。

    三、管理创新,全面提升档案工作

    企业发展了,企业的档案管理工作亦应上水平、上档次、上规模,规范档案管理工作,提高信用社全员的档案意识和档案业务知识,坚持依法治档,确保集中统一管理:就是要统一领导、统一机构、统一制度、统一监督和指导。

    特别是办公自动化后,无纸办公,信用社每个岗位都要形成电子文档,这就要求每个员工懂得文书处理和归档的一整套程序,了解纸质文件和电子文件归档的关系,明确各类文件材料形成、积累、归档在各个管理岗位上应负的责任。档案利用的广泛性主要表现在计算机在信用社内部联网后,各部门对档案信息资源实现了共享。档案部门要发挥信息中心的作用,对信息的利用和保密等问题,向计算机中心提出需求,通过新的管理制度和管理方法来解决档案资料的利用率。

    四、服务创新,保证实现档案管理目标

    档案资料不直接产生经济效益而是间接起作用。档案工作往往是被遗忘的角落,一些人认为档案工作无非是文件的收收发发,认为档案员就是收发员,谁都能干,因而重业务经营,轻档案管理,加之档案部门是服务性的“清水衙门”,这就需要档案人员为了本单位的长远利益,不图名不图利,兢兢业业,扎扎实实的苦干实干,一点一点的积累基础资料,耐得住寂寞,具备吃苦耐劳的毅力与恬淡平静的心态。收集、保管最终都是为了利用,档案人员热情周到的服务是利用好档案的关键。档案人员要想为利用者想,急为利用者急,把能为利用者解决问题作为工作中的最大乐趣,做到主动与被动相结合,积极、热情、 周到的为利用者提供条件,满足他们的需要。在服务内容上围绕信用社经营需要,优化档案结构,丰富资料种类,开发档案信息资源,在服务方式上,应由过去的“闭门守摊”被动服务转变为重视开发档案信息资源,有针对性地开展多种途径的服务,简化查档手续,完善检索工具,提高查全查准率,做到供其所需、激其所欲、适其所问、补其所缺、释其所疑。档案管理必须服从业务经营这个中心,以开发利用为目标,逐步从“封闭型”向“开放型”,从“保管型”向“参与决策型”转变,把开发利用档案信息资源作为发挥“死”档案“活”价值的大事来看待,多出精品,精研细编,挖掘档案信息资源的潜在功能,为农村信用社科学发展,又好又快发展做出贡献。

[责任编辑:晓丰]
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